Manchmal ist es eine Kunst, sich nicht im Alltagsgeschäft zu verzetteln. "Kleine Nebensächlichkeiten" wie Rechnungen schreiben, Rechnungen bezahlen, die vorbereitenden Buchhaltungsarbeiten erledigen werden oft auf später verschoben, bis sie zu einer großen Last der unerledigten und ungeliebten Aufgaben herangewachsen sind. Alles flattert durcheinander und es macht viel Mühe die Dinge zunächst einmal in die richtige zeitliche Reihenfolge zu bringen. Auch an dieser Stelle kann etwas Strukturierung des Themas eine große Hilfe sein.
Termin reservieren
Tragen Sie für die Erledigung dieser Aufgaben zunächst 1x in der Woche einen festen Termin hierfür in den Terminkalender. Rechnungen und Belege werden also zum Beispiel von Montag bis Donnerstag in einem Aktendeckel gesammelt und am Freitag Vormittag ab 9.00 Uhr entsprechend bearbeitet. Zu diesem festen Termin, nennen wir ihn mal "Entspanntes Büro", werden dann die Ausgangsrechnungen geschrieben, Eingangsrechnungen geprüft und die Überweisungen vorgenommen. Anschließend bietet sich die sofortige Registrierung und Einordnung der Belege in die dafür vorgesehenen Ablagesysteme an.
Splitting
Die Arbeiten sich doch umfangreicher als gedacht? Und Sie haben keine Lust 3 oder 4 Stunden am Stück am Schreibtisch zu sitzen? Dann teilen Sie den Aufgabenbereich doch einfach auf, vielleicht in Mittwoch und Freitag. Am Mittwoch werden die Ausgangsrechnungen geschrieben und dazu passend die Zahlungseingänge der letzten Woche auf dem Bankkonto geprüft. Am Freitag sind dann die Eingangsrechnungen mit den dazugehörigen Überweisungen dran, sowie die Ablage.
Entspannung
Bei dieser Art der Einteilung ist spätestens am Freitagnachmittag auch das nicht so geliebte Alltagsgeschäft der Büroarbeit erledigt. Und Sie können ohne Druck und schlechtes Gewissen ins Wochenende starten. Wäre das nicht einmal einen Versuch wert?
Heute ist Montag, ein guter Tag um gleich in dieser Woche mit der Umsetzung zu beginnen! Denn am Freitag haben Sie bestimmt noch einen Termin frei. Ich wünsche gutes Gelingen.
